مدیریت زمان چیست؟ تکنیک های مدیریت زمان چیست؟
دانستن مهارت‌های مدیریت زمان برای داشتن زندگی متعادل‌تر برای همه افراد یک جامعه حیاتی است. اگر عادت دارید انجام کارها را تا آخرین لحظه رها کنید یا تمرکز بر روی کاری که در دست دارید برای‌تان مشکل دارید، ابتدا باید بدانید که مدیریت زمان چیست و با رعایت تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی، مشکل کمبود زمان را برای همیشه برطرف کنید. پومودورو، ماتریس آیزنهاور و تجزیه‌وتحلیل پارتو، از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان محسوب می‌شوند. اگر شما نیز دچار مشکل کمبود زمان هستید و رسیدن به ددلاین‌ها شما را کلافه می‌کند، مطالعه این مقاله برای آشنایی با مهارت مدیریت زمان و غلبه بر کمبود زمان را به شما توصیه می‌کنیم.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
مهارت مدیریت زمان عبارت است از هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های فرد. اساساً هدف از مدیریت زمان این است که افراد را قادر سازد تا کارهای بیشتر و بهتر را در زمان کمتری انجام دهند. عناصر مدیریت زمان شامل سازماندهی، برنامه‌ریزی برای بهترین استفاده از زمان موجود است. تکنیک های مدیریت زمان موقعیت خاص یک فرد و قابلیت‌ها و ویژگی‌های مربوط‌به آنها را در نظر می‌گیرد.
مهم‌ترین هدف مدیریت زمان چیست؟
نتیجه مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان چیست؟ نداشتن مدیریت زمان باعث می‌شود که کارمندان به اهداف خود نرسند و بازدهی کمتری داشته باشند، بیش‌ازحد دچار استرس و اضطراب می‌شوند و با کمبود زمان مواجه می‌شوند. هنگامی که از زمان به‌طور ناکارآمد استفاده شود، اثرات مخربی بر کارکنان، مدیریت و شرکت می‌گذارد.
فقر زمانی نتیجه مدیریت زمان و برنامه ریزی ضعیف است. مردم زمانی خود را در این وضعیت می‌بینند که کارهای بسیاری برای انجام‌دادن دارند؛ ولی زمان آنها انجام دادن کارها کم است، زندگی شخصی آنها از نبود مدیریت زمان رنج می‌برد و علیرغم سخت‌کوشی، احساس می‌کنند به‌طور فزاینده‌ای در مسئولیت‌ها و فعالیت‌های‌شان غرق شده‌اند.
مدیریت زمان مستلزم تصمیم‌گیری فعال در مورد لایف استایل و کاری است که فرد قصد انجام دادن آن را دارد. بدون مهارت مدیریت زمان، افراد به‌طور مداوم به محرک‌های بیرونی واکنش نشان می‌دهند و حس کنترل بر کار و زندگی خود را از دست می‌دهند. انجام همه کارها زمان می‌برد، ولی برخی از کارها ارزش بیشتری نسبت به کارهای دیگر دارند. تخصیص مجدد زمان به کار با ارزش بیشتر باعث افزایش بهره‌وری می‌شود و هم تعادل کار و زندگی را بهبود می‌بخشد. مدیریت زمان خوب به‌طور‌کلی محل کار سالم‌تر و زندگی منظم‌تری ایجاد می‌کند.
مهم‌ترین مشکلات نداشتن مدیریت زمان
مشکلات مدیریت زمان، چالش‌هایی هستند که افراد هنگام تلاش برای به‌حداکثر رساندن اثربخشی خود در زندگی شغلی و شغلی با آن مواجه می‌شوند. بسیاری از مردم احساس می‌کنند که زمان در دسترس برای برخی از وظایف شخصی و شغلی آنها تا‌حدودی محدود است یا اینکه کارها از زمان در دسترس آنها بیشتر است. خوشبختانه، شناسایی و رسیدگی به چالش‌های مدیریت زمان برای کمک‌به بهینه‌سازی تجربه شغلی و زندگی امکان‌پذیر است. برای الهام بخشیدن به توسعه مدیریت زمان، در این بخش به برخی از رایج‌ترین مشکلات نداشتن مدیریت زمان و نحوه رفع آنها اشاره شده است:
- کم شدن انگیزه
- عادات به تعویق انداختن کارها
- زمان خیلی کم
- تلاش برای انجام چند کار به‌صورت همزمان برای جبران کمبود زمان
- استراحت ناکافی
- فراموش کردن وظایف یا سپردن آنها به سایرین
- نداشتن سازماندهی و نظم
- حواس‌پرتی‌های متعدد
- برنامه‌ریزی سفت و سخت
- مشکل در اولویت‌بندی کارها
- کمال‌گرایی
مدیریت زمان زمینه‌ای برای رشد افراد است و دانستن اینکه افراد دیگر نیز با چالش‌های مشابهی روبرو شده‌اند، می‌تواند برای آنها آرامش بخش باشد و به یادگیری نحوه برخورد دیگران با آن مسائل کمک کند.
مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان چیست؟
دستیابی به تعادل زندگی کاری با مدیریت موثر زمان امکان‌پذیر است. یادگیری نکات مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بهره‌وری شخصی شما را نیز افزایش می‌دهد. در این بخش از مقاله چند تکنیک برتر مدیریت زمان را معرفی کرده‌ایم:
تجزیه‌وتحلیل پارتو
قانون 80 – 20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. ایده این قانون این است که 20٪ از اقدامات، مسئول 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه‌وتحلیل پارتو این است که به شما کمک کند کارهایی را که در حل مشکلات موثرتر هستند را اولویت‌بندی کنید.
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. تکنیک پومودورو از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل زمانی استفاده می‌کند. هر بازه زمانی در این تایمر به‌عنوان Pomodoro شناخته می‌شود که نام آن از زمان‌سنج گوجه فرنگی شکلی که Cirillo ایجاد کرد، الهام گرفته شده است.
ماتریس آیزنهاور
قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به‌عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می‌کرد. او هر روز با تصمیمات دشواری روبه‌رو می‌شد که باعث می‌شد چیزی را اختراع کند که امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس مهم فوری نامیده می‌شود. برای انجام این تکنیک، لیست وظایف خود را در چهار ربع جداگانه سازماندهی کنید، آنها را بر‌اساس مهم در مقابل غیر‌مهم و فوری در مقابل غیر‌فوری مرتب کنید. کارهای فوری آن‌هایی هستند که احساس می‌کنیم باید فوراً انجام دهیم. وظایف مهم آن‌هایی هستند که به دستیابی به اهداف یا ارزش‌های بلند‌مدت شما کمک می‌کنند.
قانون پارکینسون
مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با عبارت: کار گسترش می‌یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود، مشهور شد. به‌عبارت دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار خاص به خود اختصاص می‌دهید، مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می‌کنید.
روش مسدود کردن زمان
مخترع ایلان ماسک به تولید کننده بودن شهرت دارد. او زمان خود را به قدری موثر مدیریت می‌کند که می‌تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و همچنان برای زندگی شخصی خود وقت بگذارد. برای انجام تکنیک ایلان ماسک در مدیریت زمان، از لحظه‌ای که بیدار می‌شوید، هر بلوک زمانی را در روز به یک کار اختصاص دهید و روز را به چندین بلوک زمانی تقسیم کنید. این وظیفه‌ها می‌توانند هر چیزی شامل خوردن صبحانه تا مطالعه برای امتحان باشند.
روش انجام کارها (GTD)
این فرآیند که توسط نویسنده دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک می‌کند تا کارها را با ثبت وظایف بر روی کاغذ و سپس تجزیه آنها به موارد کاری عملی انجام دهید. برای انجام این تکنیک مدیریت زمان، کارهایی را که توجه شما را به خود جلب می کند بنویسید، هدف از انجام آنها را روشن کنید، اقدامات خود را سازماندهی کنید، فهرست اقدامات خود را مرتباً مرور کنید تا اولویت بعدی خود را تعیین کنید و در نهایت، اقدامات یا کارهای کوچکتری را که می‌توانید همین الان انجام دهید را در اولویت انجام بگذارید.
روش برنامه‌ریزی سریع (RPM)
تکنیک RPM برای مدیریت زمان چیست؟ RPM مخفف روش برنامه‌ریزی سریع یا نتیجه، هدف و برنامه برای اقدام گسترده است. این تکنیک مدیریت زمان توسط سخنران انگیزشی تونی رابینز به‌عنوان راهی برای آموزش مغز به‌منظور تمرکز روی چشم‌اندازی از آنچه می‌خواهید معرفی شده تا بتوانید آن را به اهداف خود بهتر دست یابید.
تئوری کوزه ترشی
این نظریه به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه چیزی در زندگی روزمره شما مفید است و چه چیزی مفید نیست. این تکنیک به شما امکان می‌دهد تا وظایف خود را با زمان صرف برنامه‌ریزی کنید و اولویت‌های روز خود را تعیین کنید. طبق این تکنیک، یک ظرف ترشی پر از ماسه، سنگریزه و سنگ را تصور کنید. ماسه در پایین است و سنگ ها در بالا نشسته اند.
شن‌ها نشان‌دهنده عناصر مختل کننده روز شما مانند تماس‌های تلفنی، پیام‌های متنی، ایمیل‌ها و شبکه‌‌های اجتماعی می‌شوند. سنگریزه‌ها نشان‌دهنده وظایفی است که باید تکمیل شوند، ولی می‌توانند در روز دیگری یا توسط شخص دیگری انجام شوند. سنگ‌ها مهم‌ترین وظایفی هستند که امروز باید انجام شوند.
تکنیک قورت دادن قورباغه
این تکنیک از قول مارک تواین نامگذاری شده است: در شروع روز یک قورباغه زنده را بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد. روز خود را ابتدا با انجام سخت‌ترین کارها و کنار گذاشتن آنها از سر راه شروع کنید.
حال که به انتهای این مقاله رسیدیم، از خودمان می‌پرسیم که مهم‌ترین کاربرد مدیریت زمان چیست؟ تسلط بر مدیریت زمان شما را برای موفقیت در همه زمینه‌های‌زندگی آماده می‌کند و به شما کمک می‌کند از اضطراب نزدیک‌شدن به ددلاین‌ها اجتناب کنید.
سخن آخر
مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید، بر استرس و فشارهای روزمره غلبه کنید و به تعادل بهتری در زندگی دست یابید. با‌استفاده‌از تکنیک‌های کارآمدی چون پومودورو و ماتریس آیزنهاور می‌توانید زمان خود را بهینه‌سازی کنید و به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود نزدیک‌تر شوید. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی با مباحث و تکنیک‌های بیشتر در این زمینه که مدیریت زمان چیست،مقالات آموزشی موجود در سایت دکتر آزمندیان را مطالعه کنید تا بتوانید مهارت‌های مدیریتی خود را ارتقا دهید.
دوره های آموزشی دکتر علیرضا آزمندیان
پادکست‌های اصلاح سبک زندگی
دکتر آزمندیان
